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COCONUT (Gestions des Contrats et Conventions)

1.Description générale

Coconut est un module de la sphère GFC qui n'est plus maintenu et qui est voué à être remplacé par Cocolight.

 

Le module COCONUT (Contrats et CONventions des UniversiTés) est le module permettant de gérer et de suivre, d'un point de vue aussi bien administratif que budgétaire, les contrats signés entre un établissement et ses partenaires.

 

L'utilisation du module COCONUT  peut se limiter au suivi purement administratif des contrats (saisie des infos générales, liste des contacts administratifs chez la composante gestionnaire et chez les co-contractants, dépôts des documents associés au contrat, saisie des échéances importantes avec alertes mail pour ne pas les oublier).

 

Mais le volet budgétaire de COCONUT permet de mieux "maîtriser" les dépenses (et éventuellement les recettes) réalisées au titre des contrats de l'établissement. En "ouvrant" pour un contrat les montants prévus (des dépenses / recettes, par lignes budgétaires et types de crédits), l'on peut référencer ce contrat dans Carambole / Pie afin de lier l'opération à celui-ci et d'être prévenu (ou empêché) en cas de dépassement du montant "ouvert".

 

L'édition du suivi détaillé de l'exécution en dépense (respectivement, en recette) du contrat récapitule les montants prévisionnels "ouverts", les engagements (respectivement, les factures) opérés sur ces montants et les liquidations (respectivement, les titres) réalisés sur ces engagements.

 

Aussi, selon l'étendu du suivi que l'on veut réaliser, le profil des utilisateurs varie. Il est bien-sûr possible de fractionner la saisie des contrats dans COCONUT puisque le volet administratif est en amont du volet budgétaire. D'ailleurs, les habilitations possibles des utilisateurs prévoient en détails ce cloisonnement administratif / budgétaire.

 

 

2.Principales fonctionnalités

 

Fonctionnalités de COCONUT :

Domaine

Description détaillée

 Volet administratif

Saisir les informations générales de la convention (objet, dates, nature, etc.)

Lister les partenaires (co-contractants) et les personnes contacts au sein de ceux-ci

Préciser la composante gestionnaire et les personnes contacts au sein de celle-ci

Joindre des documents électroniques (word, excel, etc) et ainsi les centraliser pour les partager avec des personnes concernées

Etablir les événements temporels importants de la vie des contrats, avec alertes éventuelle des personnes concernées par mail

Recherche détaillée des contrats déjà saisis selon une multitude de critères (numéro, partenaires, composante gestionnaire, dates, personnes contacts, etc.)

 Volet budgétaire

Proposer les montants prévisionnels en dépense et recette des contrats, par nature et/ou destination, par ligne de l'organigramme budgétaire.

"Ouvrir" tout ou partie de ces crédits prévisionnels pour maîtriser l'exécution des contrats, avec ou sans blocage en cas de dépassement.

Suivre l'exécution en dépense et recette, par rapport aux prévisions.

Reporter sur une tranche annuelle les montants "ouverts" non consommés d'une autre.

 Habilitations 

Différents droits utilisateurs sont possibles selon les habilitations administratives et budgétaires.

Ces habilitations peuvent en plus être restreintes à certains contrats en particulier.

 Editions existantes 

Généralités administratives (objet, dates, nature, etc.).

Suivi détaillé d'exécution (prévu > ouvert > engagements > liquidations, idem en recette).

Somme des crédits "ouverts" par ligne budgétaire.

Somme des crédits "ouverts" par type de crédits.

Suivi comptable (écritures sur les comptes 4682 et 4684).

 


3.Interopérabilité

 

COCONUT s'appuie sur les modules suivants :

 

Module

Description et prérequis

GRHUM

Les individus et leurs attributs (adresses, mails, etc.) y sont puisés.

Les structures (composante gestionnaire, partenaires) et leurs attributs y sont puisés.

JEFY_ADMIN

Les utilisateurs de Coconut et leurs habilitations doivent y être créés.

L'organigramme budgétaire, les types de crédits et les destinations LOLF y sont puisés.

 

GEDFS / GEDI

Si l'on veut profiter du dépôt centralisé de documents électroniques, il faut installer GEDFS / GEDI puis définir le paramètre TYPE_GED_CONVENTION dans la table ACCORDS.PARAMETRES qui correspond à un type_ordre de la table courrier.type_courrier_new. Il s'agit donc de renseigner la racine de la branche gedi où l'on souhaite pouvoir stocker des documents. Cette racine doit avoir au moins un fils pour que l'on puisse utiliser la ged dans coconuts.

 

 

 

4.Environnement technique et prérequis

 

COCONUT est une application WebObject 5.3 JavaClient.

Une JVM (Java Virtual Machine) 1.5 minimum est nécessaire à son exécution sur le serveur et sur le poste de l'utilisateur.

 

Les données de ces modules sont stockées dans le schéma ACCORDS de la base de données Oracle.